практичні поради для фермерів – AgroNews

Податкові перевірки повернулися в життя українського бізнесу після тривалої паузи. Для сільськогосподарських підприємств це означає необхідність серйозної підготовки, адже специфіка аграрного виробництва створює особливі виклики під час взаємодії з контролюючими органами.

Читай нас також у Viber та Telegram.

Про те як пройти податкову перевірку сільськогосподарському підприємству, фермеру та фермерському господарству у 2025 році розповіла менеджер з фінансового та бухгалтерського консалтингу Всеукраїнського конгресу фермерів (ВКФ) Ірина Зубрицька під час вебінару «Як фермеру пройти податкову перевірку?», який проводив ВКФ у партнерстві з міжнародною гуманітарною організацією MERCY CORPS.

Нові реалії перевірок: що змінилося з 2025 року

Відновлення податкових перевірок стало знаковою подією для всього українського бізнесу. Якщо під час пандемії та воєнного стану діяв мораторій на перевірки малого і середнього бізнесу, то з 2025 року ситуація кардинально змінилася.

Найсуттєвішою зміною стало значне розширення періоду, за який податкова служба може перевіряти діяльність підприємств. Якщо раніше стандартний термін становив 1095 днів або 3 роки, то наразі цей період збільшується на час заморожування строку давності — з 18 березня 2020 року до 31 липня 2023 року включно.

❗️ Це означає, що якщо ваше підприємство не перевірялося, то перевіряємий період може починатися навіть з 2018 року. Такий тривалий термін вимагає особливої уваги до збереження всіх документів та ведення належного обліку за весь цей період.

Підготовка до перевірки: перші кроки

Коли на горизонті з’являється податкова перевірка, важливо зберігати спокій та діяти системно. Перш за все, уважно прочитайте всі документи — направлення та повідомлення про перевірку. Переконайтеся, що вони дійсно адресовані саме вашому підприємству, адже іноді трапляються плутанини через однакові адреси різних суб’єктів господарювання.

Особливо актуальною для сільськогосподарських підприємств, розташованих віддалено від обласних центрів, є рекомендація перейти на електронний обмін документами через кабінет платника податків. Це не лише зручно, але й безпечно в умовах воєнного часу, коли особисті візити до податкових органів можуть бути ускладнені.

Регулярно перевіряйте свій електронний кабінет — не лише на предмет квитанцій про отримання звітності, але й на наявність листів, запитів та повідомлень від податкової служби. Саме через цей канал контролюючі органи надсилають більшість офіційних документів.

Планові та позапланові перевірки: що потрібно знати

Якщо ваше підприємство включене до плану перевірок, ви повинні отримати повідомлення за 10 днів до її початку. План перевірок готується станом на 25 грудня попереднього року, але кожний квартал податкова служба може вносити зміни до переліку підприємств, які підлягають перевірці.

Тому навіть якщо в грудні ви переконалися, що вас немає в списку, варто щоквартально перевіряти оновлену інформацію на сайті податкової служби. Існують окремі списки для фізичних осіб-підприємців та юридичних осіб.

При появі представників податкової служби обов’язково перевірте наказ на проведення перевірки та посвідчення перевіряючих. На жаль, трапляються випадки шахрайства, коли зловмисники видають себе за представників контролюючих органів. У разі сумнівів не соромтеся зателефонувати до податкової служби для підтвердження особистості інспекторів.

Безпека під час перевірки: важливі застереження

В умовах воєнного часу та активізації кіберзлочинності особливої актуальності набувають питання безпеки під час взаємодії з податковими органами. Шахраї все частіше використовують імідж державних установ для проведення фішингових атак та обману підприємців. Податкова служба України регулярно інформує платників про такі випадки, підкреслюючи важливість перевірки автентичності всіх отриманих повідомлень.

Ключовим правилом безпеки є розуміння офіційних каналів комунікації з податковими органами. Державні контролюючі органи ніколи не надсилають офіційні документи, повідомлення про перевірки чи запити документів на звичайні електронні адреси підприємств. Вся офіційна кореспонденція здійснюється виключно через електронний кабінет платника податків або традиційною поштою України з належним оформленням. Якщо ви отримали лист на корпоративну чи особисту електронну пошту з вимогою надати документи або перейти за посиланням, це майже напевно шахрайство.

Особливу обережність слід проявляти при отриманні листів з повідомленнями про термінові перевірки, вимогами надати великі обсяги документації за короткий час або проханням перейти за посиланнями для “підтвердження статусу підприємства”. Адреси електронної пошти у таких листах зазвичай кардинально відрізняються від офіційних державних доменів — вони можуть містити сторонні домени, додаткові символи або взагалі не мати відношення до податкової служби. Перехід за такими посиланнями може призвести до зараження комп’ютерної системи вірусами або викрадення конфіденційної інформації про ваше підприємство.

Організація роботи з перевіряючими

Одна з найважливіших рекомендацій — призначити відповідальну особу для роботи з представниками податкової служби. Зазвичай це головний бухгалтер або особа, що відповідає за бухгалтерію. Не варто залучати до спілкування з інспекторами багато людей, адже це може призвести до надання неякісної або суперечливої інформації.

Якщо на підприємстві присутні сторонні особи — контрагенти, постачальники, покупці — одразу поясніть це перевіряючим, щоб уникнути зайвих питань про їх статус та необхідність оформлення як працівників.

Ведення журналу перевірок, хоча і не є обов’язковим, все ж рекомендується. Коли податковий інспектор розписується в журналі, перевірка офіційно починається, і ви можете відстежувати весь процес.

Сучасні тенденції перевірок у сільському господарстві

Аналіз останніх перевірок показує, що податкові органи значно змістили акценти у своїй роботі з сільськогосподарськими підприємствами. Якщо раніше основна увага зосереджувалася на формальному дотриманні вимог щодо подання звітності та сплати податків, то тепер інспектори ретельно досліджують економічну суть операцій та їх відповідність реальним ринковим умовам.

❗️ Особливої уваги податківці приділяють правильності визначення бази оподаткування, обґрунтованості списання товарно-матеріальних цінностей у виробництві та відповідності задекларованих операцій фактичним господарським процесам. Така зміна підходу пов’язана з переходом багатьох аграрних підприємств на загальну систему оподаткування ПДВ та необхідністю більш ретельного контролю за правомірністю формування податкового кредиту.

🔹 Перевірка бази оподаткування

Для платників податку на додану вартість (а серед аграріїв таких чимало) критично важливою стала перевірка правильності визначення бази оподаткування. Власна виготовлена продукція повинна оцінюватися не нижче звичайних ринкових цін.

Особливу увагу податківці звертають на ситуації, коли абсолютно ідентичні товари продаються за кардинально різними цінами. Реальний приклад з практики: підприємство продавало соняшниковий макуха за середньою ціною 5 гривень, але одному покупцю — за 1 копійку.

Помилка полягала в тому, що підприємство не створило в обліку окремі номенклатурні позиції для макуха різної якості. В результаті податкова донарахувала ПДВ з різниці між ціною продажу та середньою ціною по підприємству.

🔹 Інвентаризація запасів

Практично на кожній перевірці податкова вимагає проведення інвентаризації запасів підприємства. Це право закріплено в пункті 219 Податкового кодексу. Хоча ви можете відмовитися, це загрожує адміністративним арештом майна.

Важливо розуміти, що податкова служба не проводить інвентаризацію самостійно — вона може бути присутньою при її проведенні. Ви маєте право погоджувати терміни та час проведення, пояснюючи особливості сільськогосподарської діяльності. Наприклад, під час посівної або збиральної кампанії у вас може просто не бути ресурсів для проведення інвентаризації.

Документування використання ТМЦ: критична важливість

Одним з найгостріших питань для сільськогосподарських підприємств стало документування не лише придбання, але й списання та використання товарно-матеріальних цінностей у виробництві.

Коли підприємства перейшли на загальні правила ПДВ, з’явилася необхідність ретельно документувати використання всіх ресурсів для отримання права на податковий кредит. Мало мати вхідні документи на пальне, засоби захисту рослин або добрива — треба довести, що все це використано в господарській діяльності.

✅ Особливості списання пального

Верховний суд України чітко визначив: витрачання пального має підтверджуватися подорожніми листами або іншими документами з обов’язковим зазначенням маршруту та призначення поїздки.

Неприйнятними є записи типу “по області”, “по Україні” або “цілодобова робота”. Маршрути повинні бути реальними — від конкретної точки А до точки Б з указанням реальної відстані відповідно до географічної карти.

Якщо на сільгосптехніці встановлені фіксатори витрачання пального, які передають інформацію на комп’ютер, — використовуйте ці дані для документування. Вони значно спрощують доведення реальності списання пального.

✅ Використання добрив та засобів захисту рослин

Судова практика показує різні підходи до оцінки обґрунтованості списання ЗЗР та добрив. У одному випадку суд підтримав підприємство, яке вносило добрива в серпні, мотивуючи це новітніми технологіями та надавши довідку агроуніверситету.

В іншому випадку суд не підтримав платника, який використовував засоби захисту без належних агротехнічних обґрунтувань, норм списання та фактичного підтвердження реальності використання.

Принципи належного документування

Сучасна практика вимагає розуміння: неважливо, як було насправді — важливо, чи є документальні свідчення, які допоможуть довести це в суді або під час перевірки.

Наші судові процеси та перевірки є переважно документальними. Документ залишається основним доказом, тому треба розуміти, що суди надають перевагу не лише словам, але й написаному та задокументованому.

🔷 Первинні документи: нові реалії

Хоча в 2017 році були внесені зміни до закону про бухгалтерський облік, які змінили визначення первинних документів, податкова служба та суди продовжують ретельно вивчати реальність господарських операцій.

Вони перевіряють не лише сам документ, але й інші обставини: як товар потрапив на підприємство, яким транспортом, хто його возив, чи реальні години роботи техніки тощо.

🔷 Роль договорів

Договір є первинним документом для оформлення первинної документації. Податкова служба погоджується з тим, що якщо підприємство оформило договір та прописало правила оформлення документів, то первинна документація повинна відповідати договору.

Особливо важливо правильно розподілити в договорі витрати між сторонами. Якщо договором передбачено, що продавець доставляє товар, то витрати покупця на транспорт можуть не визнати.

Електронні документи: нові можливості

Все частіше в роботі використовуються електронні документи. Вони мають таку ж доказову силу, як і паперові, але повинні супроводжуватися квитанцією про електронний підпис.

Для податкової служби можна демонструвати електронні документи у вигляді роздруківок або файлів. Важливо розуміти, що електронний документ з накладеним ключем неможливо змінити до зняття цього ключа.

Банківські виписки у вигляді електронних квитанцій також приймаються податковою службою без додаткових оригінальних печаток, за винятком спорів з самим банком.

Підготовка заперечень до акту перевірки

Коли вам надають акт перевірки, найважливішим етапом стає підготовка заперечень (якщо ви не згодні з висновками). Відмова від підпису не зупиняє процес — вам все одно нарахують штрафи.

Правильний підхід: підпишіть акт з приміткою про незгоду з висновками та повідомленням про надання заперечень у встановлені строки.

У вас є 10 робочих днів для підготовки заперечень з додатковими документами. Цих документів може бути “хоч вагон”, і саме вони сформують основу вашої позиції в подальшому оскарженні.

Особливо важливо використати можливість участі в комісії з розгляду заперечень, до якої входять начальники відділів обласної податкової. На комісію можна принести додаткові документи та конструктивно, без емоцій викласти контраргументи, можливо, навіть із залученням юриста або податкового консультанта.

Практичні поради щодо проходження перевірки

Письмові пояснення. Коли вас просять надати письмові пояснення, пам’ятайте: вони будуть використані в тексті акту проти вас. Змінити їх потім буде дуже складно. Ставтеся до підготовки пояснень обережно та можливо залучіть спеціаліста.

Обмін документами. Погоджуйте процес обміну документами. Зазвичай інспектори приходять з великим переліком потрібних документів. Спокійно обговоріть послідовність їх надання — які в першу чергу, які в другу.

Податковий блок. Розумійте, що інформація про платника збирається з різних реєстрів у велику систему. Частина інформації вже відома інспекторам до початку перевірки. Є епізоди, які вони виявляють безпосередньо під час роботи з вашими документами — тут у вас є можливість переконати інспектора в правильності вашої позиції.

Адміністративне оскарження. Не нехтуйте процедурою адміністративного оскарження. Часто вдається “відбити” багато аргументів податкової ще на цьому етапі, оскільки керівництво оцінює, наскільки позицію інспектора можна буде відстояти в суді.

Психологічні аспекти перевірки

Перевірка — це не лише документальний, але й психологічний процес. Податкові інспектори можуть використовувати різні прийоми тиску: залякування, штучне створення дефіциту часу, погрози великими штрафами.

Пам’ятайте: в українському законодавстві немає відповідальності за те, що ви чогось не знаєте, не пам’ятаєте або потребуєте часу на роздуми. Краще подумати перш ніж щось сказати чи надати, ніж поспішати з відповідями.

Перевірка — це певною мірою стратегічна гра, де ви працюєте не лише з документами, але й вибудовуєте конструктивні стосунки з інспектором. Емоції тут зайві — кожен робить свою роботу.

Проходження податкової перевірки для сільськогосподарського підприємства вимагає ретельної підготовки, знання специфіки галузі та розуміння правових нюансів. Головне — це якісне документування всіх операцій, особливо списання та використання ресурсів у виробництві.

Пам’ятайте: документ — це ваш актив, до якого треба ставитися уважно та оформлювати належним чином. При підготовці до перевірки переглянете всі документи, зберіть їх і приведіть до ладу.

Успішне проходження перевірки — це результат системної роботи протягом всього періоду діяльності, а не спроба “наздогнати паровоз” під час самої перевірки. Інвестуйте в якісне ведення обліку та документування — це окупиться спокоєм під час перевірок та економією на штрафах і доначисленнях.

🔰 Захід відбувся в межах Програми допомоги фермерам, яка реалізується Всеукраїнським конгресом фермерів у партнерстві з Mercy Corps, за фінансової підтримки Фонду Говарда Г. Баффета. Детальніше про проєкт: https://bit.ly/3DOuTnC

Перегляди: 2